Il Document management system (DMS), letteralmente "Sistema di gestione dei documenti" è una categoria di sistemi software che serve a organizzare e facilitare la creazione collaborativa di documenti e di altri contenuti.

Tecnicamente il DMS è un'applicazione che si occupa di eseguire operazioni massive sui documenti, catalogandoli ed indicizzandoli secondo determinati algoritmi.

Le soluzioni di Document Management System (DMS) sono un insieme di strumenti software e hardware che consentono la gestione elettronica dei documenti prodotti e scambiati all’interno di una organizzazione.

Gli applicativi che compongono questi prodotti permettono di catalogare, organizzare, spedire, scansionare e archiviare qualsiasi tipo di documento elettronico e non.

Ad oggi i migliori software CRM contengono al loro interno anche dei DMS per trattare la documentazione scansionata, la documentazione prodotta e quella ricevuta dall’esterno anche con allegati e-mail

E’ essenziale che questa documentazione possa essere ricercata attraverso l’inserimento  di alcuni dati essenziali quali il cliente di riferimento, l’utente che ha creato il documento o la categoria.